Le DSI d’une entreprise pilote une équipe et des activités sur lesquelles repose le bon fonctionnement du Système d’Information (SI). Son départ est un évènement qu’il faut savoir gérer avec lucidité et ne pas prendre à la légère. Cet article balaie les principaux enjeux, et souligne les points de vigilance. Ces éléments montrent qu’il faut agir vite mais sans précipitation.
Comment lire cet article ?
Nous proposons un éclairage de la situation en 6 domaines clés sur lesquels le rôle d’un DSI est déterminant.
Pour une lecture efficace, et permettre la compréhension d’une situation d’entreprise particulière (la vôtre), à partir de cet article généraliste, nous conseillons de garder en mémoire les « filtres » suivants :
- L’étendue et la clarté des délégations du dirigeant vers son DSI.
- La taille, la diversité des profils, et la dispersion géographique de l’équipe SI
- Le mode de management du DSI
Les 6 domaines clés pour bien gérer le départ de son DSI
1) L’alignement du SI avec la stratégie de l’entreprise
Le DSI travaille à l’alignement du SI sur la stratégie de l’entreprise. Il est souvent membre du comité de direction.
Les points à traiter en priorité avec le DSI avant son départ :
- Mettre à jour un document portefeuille de projet qui formalise l’alignement du SI sur la stratégie de l’entreprise, et indique l’avancement de chaque projet d’une manière synthétique.
- Comment le DSI travaille-t-il sur l’établissement et le suivi du budget SI ? (qu’est-ce qu’il réalise lui-même, qu’est-ce qu’il délègue, à qui ?)
- Comment le DSI prépare-t-il ses interventions lors des réunions du comité de direction ?
2) La gestion de l’équipe informatique
Le DSI est le manager d’une équipe qui intervient à la fois dans le fonctionnement quotidien du Système d’Information, et dans la mise en œuvre de projets d’évolution.
Le départ d’un DSI est fréquemment anxiogène pour son équipe. Les personnes vont parfois devoir traiter provisoirement des activités qui ne leur sont pas habituelles. Par exemple des relations plus directes avec la direction ou avec certains prestataires, notamment sur des questions contractuelles.
Les points à traiter en priorité avec le DSI avant son départ :
- Existe-t-il une cartographie des compétences disponibles en interne, et des compétences que l’on achète chez des prestataires externes ?
- Quelle est la fréquence et quel est le contenu des réunions d’équipe ? (répartitions des activités, charges de travail, suivi des indicateurs de performance du SI…)
- Quels est la fréquence et quel est le contenu des entretiens individuels de management entre le DSI et les collaborateurs de l’équipe SI ?
- Comment le DSI intervient-t-il pour aider les membres de son équipe dans leurs relation avec les équipes métiers, avec la direction, et avec les prestataires externes ?
3) La gestion des risques liés au SI
En principe le DSI intervient peu ou pas dans le fonctionnement opérationnel quotidien du SI. Nous conseillons tout de même de vérifier. En revanche, la connaissance des risques du SI et de la manière dont ils sont traités incombent au DSI.
Les points à traiter en priorité avec le DSI avant son départ :
- Identifier et traiter les points opérationnels sur lesquels le DSI intervient.
- Des processus maîtrisés de gestion des changements courants sont-ils en place ? Existe-t-il un catalogue de service ?
- Quels sont les projets techniques en cours et comment sont-ils pilotés ? (Chefs de projets et intervenants au sein de l’équipe SI / interlocuteurs dans les directions métiers impactées / prestataires impliqués)
- Existe-t-il des plans de sauvegardes ? Comment sont-ils mis en œuvre ? Comment la fiabilité des sauvegardes est-elle contrôlée ?
- Existe-t-il un document sur la politique de sécurité ? Comment est-elle mise en œuvre ?
- Des cartographies applicatives et de flux ainsi que des schémas réseaux à jour sont-ils disponibles ?
- Identifier les applications et les matériels critiques.
- Existe-il un plan d’action pour traiter les risques les plus critiques ?
- Existe-t-il un plan de continuité d’activité (PCA) et/ou un plan de reprise d’activité (PRA) ?
4) La mesure de la performance du SI
La mise en place et l’exploitation d’indicateurs de performance du Système d’Information (SI) fait partie intégrante d’une bonne gouvernance du SI.
Les points à traiter en priorité avec le DSI avant son départ :
- Lister les indicateurs de performance du SI mis en place par le DSI.
- Comment ces indicateurs sont-ils mis à jour ?
- Comment ces indicateurs sont-ils utilisés ?
5) Le pilotage des prestataires informatiques
Toutes les entreprises font appel à des prestataires dans la gestion de leur Système d’Information.
Les points à traiter en priorité avec le DSI avant son départ :
- Lister les prestataires.
- Quels sont les prestataires critiques et pourquoi ?
- Vérifier la disponibilité des contrats.
- Pour chaque prestataire, clarifier quels sont ses interlocuteurs dans l’entreprise ?
- Pour chaque prestataire, déterminer quels sont les impacts du départ du DSI ?
6) L’implication des équipes métiers dans le SI
Les relations qu’entretiennent l’équipe SI et les équipes métiers, tant sur le fonctionnement du quotidien que sur la gestion de projets d’évolution, sont déterminantes pour que le SI soit réellement au service des équipes métiers.
Les points à traiter en priorité avec le DSI avant son départ :
- Quels sont les projets fonctionnels en cours et comment sont-ils piloté ? (chefs de projets et intervenants au sein de l’équipe IT / Décideurs et interlocuteurs au sein des directions métiers / Prestataires impliqués).
- Quelles sont les difficultés rencontrées dans les relations entre l’équipe SI et les équipes métiers ?
Comment un prestataire externe peut vous aider à réussir cette transition ?
Dans ce contexte, la transition assurée par une équipe de spécialistes des Systèmes d’Information, est une option pertinente pour transformer une situation délicate en opportunité d’évolution positive. Le départ d’un DSI bien géré représente fréquemment une opportunité pour améliorer certains aspects de la gouvernance du SI.
La polyvalence, la capacité d’analyse et le savoir-faire technique des équipes d’un prestataire externe, sont les clés d’un accompagnement afin de mener une transition réussie. Il est essentiel que ce travail soit effectué par une équipe pluridisciplinaire, afin de saisir parfaitement toute la complexité du SI. Un seul intervenant ne pourrait prétendre à arriver à un tel niveau de clairvoyance.
En ce sens, Grégoire de Préneuf, dirigeant de Deuzzi, s’attache à ce que “ la compréhension du SI de nos clients et nos compétences, nous permettent de proposer des plans d’actions efficaces, appropriés, et même “cousus main”. Pour cela, nous allons sur le terrain et travaillons à plusieurs et en étroite collaboration avec les équipes internes.”
Plus l’intervention sera rapide après l’annonce du départ du DSI, plus elle sera efficace. Si l’équipe qui prend le relais dispose d’un délai raisonnable de collaboration avec le DSI sur le départ, il lui sera possible de :
- réaliser un état des lieux rapide de la gouvernance du SI sur la base des 6 domaines clés exposés dans le présent document ;
- adapter la transition en fonction de cet état des lieux ;
- faire bénéficier l’équipe SI, d’apports méthodologiques issus de la capitalisation d’expériences similaires.
Elle pourra assurer la continuité des missions d’un DSI comme par exemple :
- mettre à jour un portefeuille de projets ;
- participer à des comités de direction ;
- accompagner l’équipe SI ;
- accompagner les chefs de projets notamment dans les relations avec les directions métiers ;
- assurer une continuité dans la gestion des risques.
En réalisant un état des lieux, et en s’impliquant dans une prestation de pilotage, l’équipe qui accompagne la transition sera en mesure de conseiller sur les évolutions souhaitables de la gouvernance de votre SI.
Enfin, elle sera un atout précieux pour vous aider dans le recrutement d’un nouveau DSI.
Vous connaissez maintenant les principaux points de vigilance, répartis en 6 grands domaines, à traiter lors du départ d’un DSI. Une transition assurée par une équipe de spécialistes apporte de la méthode et de l’expérience, pour éviter de gérer la situation dans l’urgence. Il permet de la transformer en opportunité de changement positif.
