La transformation digitale amène les entreprises à lancer des projets collaboratifs. Encore faut-il que ce projet collaboratif arrive à son terme.
En effet, régulièrement les projets informatiques n’avancent pas, n’aboutissent pas ou n’apportent pas le résultat souhaité. Ils sont inadaptés au besoin de l’organisation avec des espaces inutilisés et un fonctionnement détourné générateur de coûts cachés importants. Si vous êtes confrontés à ces problématiques, vous trouverez ci-dessous quelques pistes de réflexion pour que votre projet soit une réussite. La solution passe souvent par le choix du bon prestataire pour vous accompagner.
Trouver le bon prestataire informatique pour la gestion de votre projet collaboratif
La mise en place d’un outil collaboratif va normalement faciliter le travail des utilisateurs :
- Optimisation du partage des données (images, photos, …) et des échanges,
- Fédérer les collaborateurs autour d’outils de gestion de tâches, d’emploi du temps, de partage d’agendas, de messagerie, …
- Organisation des réunions simplifiée,
- Gain de temps, …
Devant la multiplicité des solutions et des outils, il n’est plus à démontrer que l’accompagnement par un prestataire informatique est devenu une nécessité. Ce prestataire informatique doit être indépendant, neutre et capable de vous apporter des méthodes et des outils structurants, pour une gestion de projet collaboratif objective et professionnelle, mobilisant vos collaborateurs.
Par son expertise dans la gestion de projet collaboratif, le prestataire devra être en mesure de vous proposer :
- Une analyse de vos besoins et une définition avec vous des critères de choix
- Une assistance à la rédaction de votre cahier des charges
- Une analyse ciblée du marché pour une sélection pointue des solutions
- Une analyse des offres et une présélection de 2 ou 3 prestataires
- La rédaction d’un livrable avec leurs préconisations, pour vous aider à prendre la bonne décision
Après vous avoir accompagné dans le choix d’une application, votre prestataire devra vous fournir une assistance à la mise en œuvre, en lien avec les métiers, et la copiloter avec vous par :
- La préparation, l’animation et la participation aux réunions d’avancement du projet
- Un accompagnement au changement et la formation des utilisateurs
- Le suivi du bon déroulement du projet (tableau de bord de pilotage : coût, qualité, délais)
Les bénéfices pour un dirigeant d’un accompagnement réussi
Une gestion de projet collaboratif pilotée procure de nombreux avantages aux dirigeants :
- Un cahier des charges construit de façon à obtenir des réponses uniformisées, facilement comparables et répondant précisément aux besoins exprimés
- Gain de temps
- Une réelle étude technique et fonctionnelle des réponses donnant une vue synthétique, focalisée sur les points d’attention et les critères de décision
- Une mise en œuvre cadrée avec le prestataire retenu, par la mise en place de planning et de points de concertation
- La réduction des écarts entre les promesses technologiques et les réalités observées
- L’aboutissement de votre projet
Vous avez maintenant les clés d’un accompagnement réussi et les livrables et avantages attendus pour un partenariat de qualité avec votre prestataire. La réussite de la gestion de votre projet collaboratif en dépend.
