Dans les PME la gestion de l’informatique est confiée à une personne seule, informaticien de métier ou« commis d’office » (professionnel d’un autre domaine ayant une appétence particulière pour l’informatique). Ces personnes rencontrent des situations particulières qui sont sources de difficultés et de solitude.
Dans cet article, découvrez les 6 situations les plus fréquentes et les pistes de solutions associées pour aider l’informaticien isolé à trouver plus de sérénité et d’efficacité.
1. Vous êtes sollicité en permanence par des utilisateurs et des responsables sur une grande diversité de sujets
Dans ce cas, on peut dire que vous fonctionnez exclusivement en mode réactif. Vous ne traitez donc pas certaines activités qui sont pourtant importantes dans la définition de votre poste. Il vous est impossible de faire avancer des projets significatifs.
Cela engendre le mécontentement des utilisateurs de l’informatique alors que de votre côté, vous vous sentez surmené.
Un conseil extérieur indépendant et expérimenté dans l’organisation du maintien en conditions opérationnelles des SI peut vous aider à identifier les activités qui peuvent être déléguées (en interne et/ou en externe), et à organiser les délégations auprès des acteurs concernés. Vous montez en compétences sur des sujets tels que la gestion du temps et la gestion de projets.
2. Vous ne maîtrisez pas toutes les technologies dont vous avez besoin
Ici, vous êtes confronté à des situations qui vous font perdre du temps dans les résolutions d’incidents ou dans la gestion des changements. De plus, vous n’êtes pas serein quant à la pérennité de votre infrastructure technique.
Un conseil extérieur indépendant peut vous aider à identifier les technologies sur lesquelles vous devez monter en compétences et celles sur lesquelles vous pouvez vous reposer sur des prestataires extérieurs. Vous bénéficiez de formations et de transferts de compétences en lien direct avec les situations de travail que vous rencontrez. Vous choisissez les prestataires techniques dont vous avez besoin et vous établissez une relation plus équilibrée.
3. Vous êtes parfois en difficulté pour comprendre et prendre en compte les besoins informatiques des différents métiers de l’entreprise
Ici, on peut dire que les responsables de services ne sont pas satisfaits de l’adaptation des outils informatiques aux besoins de leurs métiers, par exemple la comptabilité, la production, le marketing, …
Il est possible que les directions métiers achètent des outils informatiques sans vous concerter. Il peut arriver aussi que des collaborateurs « bricoleurs » développent des solutions informatiques « perso » qui sont ingérables à moyen et long terme et qui peuvent représenter des failles de sécurité.
Si vous vous reconnaissez dans cette situation, un conseil extérieur expérimenté peut vous aider à connaître et utiliser des méthodes et outils pour organiser une relation gagnant / gagnant avec les directions métiers. Par exemple, en mettant en place, avec vous, des correspondants applicatifs pour les principales applications métiers, ou encore, des correspondants informatiques sur les différents sites dont vous avez la responsabilité.
4. Vous êtes sollicité par de nombreux prestataires informatiques qui vous proposent une multitude de solutions logicielles et/ou matérielles
Aujourd’hui, l’évolution des technologies et l’éventail croissant des solutions matérielles ou logicielles disponibles, rendent délicat le choix de solutions réellement adaptées aux besoins de l’entreprise. Des décisions sont repoussées, des outils logiciels ou matériels mis en place ne sont pas ou peu utilisés. Vous observez que la maintenance logiciels et matériels prend de plus en plus de temps et coûte de plus en plus cher. Des projets n’aboutissent pas, et l’écart entre les besoins métiers et les outils logiciels se creuse. Vous avez trop de pression en interne et en externe.
Si vous faites le choix de vous faire accompagner par un conseil extérieur expérimenté, vous utilisez des méthodes et des outils pour comprendre et formaliser les besoins réels en concertation avec les métiers. Vous établissez des relations professionnelles plus efficaces avec les prestataires informatiques , et vous choisissez les solutions matériels et logiciels adaptées aux besoins. Votre influence sur le pilotage des projets et la gestion des changements auprès des utilisateurs est renforcée.
5. Vous constatez que le dialogue avec la direction de l’entreprise sur les sujets informatiques n’est pas suffisamment constructif
Cette situation est fréquente même lorsque l’informatique est un enjeu stratégique dans l’entreprise. Le responsable informatique et la direction ne parlent pas le même langage. Vos objectifs et vos responsabilités ne sont pas identifiés clairement. Vous rencontrez des difficultés de mise en œuvre car les décisions ne sont pas prises avec le bon timing et/ou un juste niveau de concertation. Vous observez que les problèmes techniques absorbent trop de temps et d’énergie.
Un conseil extérieur indépendant et expérimenté dans l’organisation du maintien en conditions opérationnelles des SI peut vous accompagner dans la préparation de points de concertation avec la direction pour les rendre plus efficaces. Ensemble, vous parvenez à fixer des objectifs et des priorités en lien avec les attentes des métiers. Vous développez ainsi votre capacité à formaliser et gérer un portefeuille de projets. Vous apprenez à mettre en œuvre des indicateurs, focalisant les discussions sur les décisions à prendre. Par exemple, la construction et le suivi du budget informatique sont plus rapides et efficients.
6. Vous avez le sentiment que vos actions ne sont pas perçues à leur juste valeur
Ce sentiment est fréquent et renforce la solitude des responsable informatique ou collaborateurs en charge de l’informatique. La valeur ajoutée de certaines de vos actions n’est pas facile à relier à la performance de l’entreprise. Par ailleurs, il arrive que des décisions ayant un impact significatif sur vos activités, soient prises sans concertation avec vous. Suivant les cas, vous disposez de peu / ou de trop, de marge de manœuvre, dans le choix et la mise en œuvre de vos actions.
Dans cette situation, avec un conseil extérieur expérimenté, vous mettez en place des indicateurs d’activité et de performance vous permettant de valoriser vos actions. Vous communiquez mieux sur vos actions, en sachant distinguer celles qui portent des résultats immédiats et celles qui créent du potentiel à moyen et long terme. Enfin, vous êtes ainsi en mesure de relier vos actions à la performance de l’entreprise dans les instances de prises de décision.
L’informaticien isolé dans une PME est soumis à toutes sortes de pressions internes et externes. Lorsque ces pressions se font trop fortes, deux types de réactions sont observés :
- S’acharner à vouloir tout résoudre seul
- Abandonner des pans entiers de l’activité
Les deux cas ne sont satisfaisants ni pour le collaborateur ni pour l’entreprise. Un conseil extérieur, expérimenté dans l’accompagnement des informaticiens, aide à mettre en place des pratiques, des outils et des méthodes qui ont fait leurs preuves. Le positionnement de l’informaticien est alors renforcé grâce à plus de clarté dans son rôle, et plus d’efficacité dans ses actions.
