[Cas client FORUM RÉFUGIÉS - COSI] - Comment rebondir pour réussir la mise en place d’une nouvelle application métier ?

Comment Forum réfugiés - Cosi a fait appel à Deuzzi pour être accompagné et faire aboutir la mise en place de sa nouvelle application métier ?

Forum réfugiés-Cosi, importante association de près de 350 salariés répartis sur près de 40 sites en France, a pour activités principales l’accueil des réfugiés et la défense du droit d’asile. Découvrez comment un accompagnement sur mesure a permis de faire avancer et structurer un projet de nouvelle application au cœur du Système d’Information pour le suivi de l’activité métier.

Basile : un projet de logiciel métier ambitieux structurant et transverse

« Le projet Basile a longtemps fait figure d’Arlésienne au sein de Forum réfugiés-Cosi. De nombreuses personnes ont pensé qu’elles ne verraient jamais l’aboutissement de ce projet… De fait, cela fait près de dix ans que le constat a été posé du besoin de faire évoluer les outils informatiques utilisés pour le suivi de nos activités métier. Nos applications informatiques n’étaient plus en mesure de répondre avec satisfaction aux évolutions de notre organisation, de nos métiers et des exigences de nos financeurs. Le premier constat a été le besoin de mutualiser des informations entre nos différents sites. Les outils informatiques avaient en effet été conçus pour permettre le suivi d’un seul site à la fois. Or le besoin est désormais de n’avoir qu’un seul outil informatique, une seule base de données commune permettant de suivre le parcours du demandeur d’asile de son entrée jusqu’à sa sortie, et ce quel que soit son statut. Par ailleurs, l’augmentation du nombre de nos sites nous oblige à mieux structurer notre Système d’Information, constitué au fil du temps de strates successives, avec des technologies disparates difficiles à maintenir. », peut-on lire dans le bulletin interne de l’association.

À terme, l’objectif de cette nouvelle application unifiée, sera d’avoir toutes les informations métier dans une unique base de données. Cela supprimera les multiples ressaisies informatiques dans des outils cloisonnés tout au long du parcours du demandeur d’asile au sein de Forum réfugiés- Cosi.

Une première tentative de mise en œuvre avortée d’une version initiale de l’application métier

La solution de l’éditeur avait été choisie 2 ans auparavant, suite à un appel d’offre dans le cadre d’une consultation. La Direction de l’époque avait ensuite décidé de mener seule, sans assistance, le pilotage du projet.

Une première tentative de mise en œuvre a malheureusement avorté en raison notamment de carences au niveau de la gestion de projet, et du manque d’adéquation entre les besoins métier et la version initiale de l’application.

La mission de Deuzzi : remettre sur pied le projet !

Afin de surmonter ce revers, Jean-François PLOQUIN, Directeur Général de l’association, a choisi d’être accompagné par une équipe Deuzzi dédiée au projet, composé d’un consultant fonctionnel, et du DSI (Directeur des Systèmes d’Information). Le choix d’une mission d’AMO (Assistance à Maîtrise d’Ouvrage), lui a semblé pertinent pour sortir l’association de la difficulté, et épauler l’équipe projet interne à piloter l’éditeur.

Par sa bonne connaissance du contexte client (responsabilité du SI de Forum réfugiés-Cosi depuis plus de 10 ans), Deuzzi a pu apporter son expertise pour mener les opérations suivantes :

• Aide à la tenue des comités de pilotage,
• Organisation des groupes de projet,
• Conseil à la définition des spécifications fonctionnelles,
• Apports méthodologiques aux tests, aux recettes et à la reprise des données,
• Assistance à la mise en service d’un site pilote et au démarrage en production.

Résultat : une nouvelle version de l’application progressivement mise en production avec succès

La nouvelle version de l’application informatique a d’abord été mise en production sur un site “pilote”. L’objectif était de valider en situation le bon fonctionnement de l’application. Les mois qui ont suivi ont permis d’apporter des corrections et des évolutions. Le choix du premier site a été mûrement réfléchi pour minimiser l’impact, auprès des collaborateurs, des potentiels défauts de jeunesse qui ne manquent pas de survenir lors du démarrage de toute nouvelle application informatique de cette envergure.

Dans un second temps, avec la mise en production sur un site majeur, l’objectif a été de confirmer le bon fonctionnement de l’application face à de multiples cas d’espèce. L’objectif est de pouvoir ensuite déployer l’application sur l’ensemble des autres sites.

La Direction et Deuzzi ont constaté les avantages de cette mission d’accompagnement :

• La définition de besoins techniques et fonctionnels en lien avec le Système d’Information actuel et à venir, alignée sur la stratégie de l’association,
• Un meilleur pilotage du prestataire,
• Une assistance des équipes internes dans la mise en œuvre,
• Un Système d’Information évolutif,
• Une capacité à accompagner sur un temps long, en tenant compte des contraintes métier,
• La mise en œuvre d’outils de reporting et de Business Intelligence.

Une application mise en service et qui répond bien aux besoins métier, des conseils pertinents, l’expertise indépendante de l’équipe dédiée Deuzzi et l’aide au pilotage du prestataire font de Forum réfugiés-Cosi un client satisfait par cet accompagnement méthodologique.

« DEUZZI accompagne notre forte croissance depuis plus de 10 ans. Ce prestataire connait bien nos besoins, nos exigences, et participe à notre structuration. L’accompagnement de DEUZZI a été déterminant pour nous aider collectivement, éditeur compris, à sortir de l’ornière. »

Jean-François PLOQUIN, Directeur Général de Forum réfugiés – Cosi

« La relation entre Forum réfugiés – Cosi et Deuzzi est ancrée dans la durée. Nous travaillons en lien étroit avec les équipes internes qui sont expertes dans leurs métiers. Nous leur avons apporté des outils méthodologiques de gestion de projet informatique. De plus, notre retour d’expérience réussie sur des projets similaires chez d’autres clients a permis en outre d’apporter de la confiance dans la réussite d’un projet complexe, nécessairement chargé d’affect car gérant des situations humaines souvent difficiles. » Benjamin LAUGINIE - Consultant /Chef de projet Deuzzi

À propos de Forum réfugiés Cosi : www.forumrefugies.org

Forum réfugiés-Cosi est une association sans but lucratif œuvrant pour l’accueil des réfugiés, la défense du droit d’asile et la promotion de l’état de droit.

Issue de la fusion de l’association Forum réfugiés fondée à Lyon en 1982, et de l’association Cosi (Centre d’information et de solidarité avec l’Afrique) créée en 1990 à Lyon également, la nouvelle association Forum réfugiés-Cosi entend, au-delà d’une simple complémentarité de ressources, articuler l’accueil des réfugiés et le soutien à la construction démocratique dans certains pays d’origine, d’un bout à l’autre des routes de l’exil.

Les buts de Forum réfugiés-Cosi sont :

• d’accueillir les demandeurs d’asile et les réfugiés de toutes origines,
• de promouvoir et défendre partout dans le monde les droits, l’état de droit, la démocratie, la bonne gouvernance et le développement local,
• d’être un interlocuteur privilégié des pouvoirs publics aux plans local, départemental, régional, national, européen et international,
• De mettre en œuvre toutes les activités, notamment de documentation, d’information, de communication, de plaidoyer, de formation, d’expertise et de recherche, et de favoriser les liens et la connaissance mutuelle entre les peuples et leurs cultures.

L’association est en progression continue depuis sa création, il y a plus de 35 ans. En réponse à des demandes de l’État, de nouveaux dispositifs de Forum réfugiés-Cosi ont encore été récemment ouverts en Auvergne-Rhône-Alpes, en Provence-Alpes-Côte d’Azur, en Nouvelle Aquitaine et en Occitanie afin de répondre à l’augmentation des arrivées de demandeurs d’asile en France, et aux difficultés toujours présentes à faire face collectivement aux besoins en matière d’accueil et d’accompagnement.