Rédigé par Benjamin, consultant et chef de projet en Systèmes d’Information chez Deuzzi.
Un déménagement d’entreprise implique inévitablement de multiples changements. Qu’ils soient administratifs, logistiques, mais également informatiques. Pour faire de ce projet une réussite, nous revenons pour vous et en détails, sur les points de vigilance à prendre en considération par les équipes informatiques et la Direction.
Le service informatique d’une PME en croissance, est tôt ou tard amené à gérer un projet qui semble anodin de prime abord : un déménagement. Pour peu que ce site concentre des infrastructures vitales, et que l’interruption de service doit être la plus courte possible, ce projet peut vite se transformer en fiasco s’il n’est pas abordé correctement. Voici les 7 phases préparatoires essentielles qui vous aideront à mener ce projet à bien.
1. Impliquer l’équipe informatique dès la construction du nouveau site
Avant même que le déménagement en lui-même ne commence, il est indispensable que l’équipe informatique soit impliquée le plus en amont possible dans le choix ou la construction du nouveau site. Son avis sera pertinent notamment pour l’étude du raccordement réseau du site cible, mais également pour la sélection de l’offre en fibre optique pour la connexion Internet, et tout ce qui concerne la téléphonie fixe.
Si le nouveau site nécessite des travaux d’aménagement (intérieur et/ou d’extension), il est important que le cahier des charges intègre : le câblage courants fort / courants faibles, le local informatique, les baies de brassage, ainsi que l’ensemble des équipements connectés au SI (contrôle d’entrée, pointage, alarme, bornes wifi, etc…).
2. Faire l’inventaire de l’existant
En effet, en ayant une connaissance parfaite et complète de l’existant, cela va permettre aux équipes informatiques de faire les bons choix en matière de nouvelles infrastructures nécessaires au bon déploiement du SI sur son nouveau site. Pour cela, effectuer un inventaire de l’existant, incluant l’actualisation des schémas réseaux, est un minimum.
3. Rédiger un plan d’action prévisionnel
Ensuite, au regard de l’existant et de la cible à atteindre, il convient de rédiger un plan d’action prévisionnel découpé en différents scénarios.
Pour chaque scénario, pensez à détailler la liste du matériel informatique et des services à migrer. À noter qu’il est fortement recommandé d’installer les services de façon anticipée sur le nouveau site, afin de n’avoir qu’à faire la bascule le moment voulu.
Par exemple, il sera plus efficace de mettre en place le raccordement Internet avant le déménagement, permettant ainsi de limiter l’interruption de service en lien avec un délai technique de migration dépendant des opérateurs.
La donnée clé est relative à la date prévisionnelle de déménagement validée par l’ensemble des Directions au regard des contraintes métier. Il est probable aussi que cette date soit liée au choix du déménageur par les services généraux. Le service informatique est là aussi intégré dans la description des prestations des déménageurs relatives aux équipements SI (serveurs, équipements actifs… mais aussi postes de travail).
Souvent, pour des raisons d’assurance ou de responsabilité, certains équipements (exemple : les copieurs) ne peuvent être déplacés que par le prestataire en charge de leur maintenance.
4. Affiner le scénario du déménagement
Une fois la date prévisionnelle du déménagement arrêtée, un devis du déménageur établi, il convient d’affiner le scénario du déménagement. Ce scénario doit projeter l’ensemble des Directions sur les contraintes métier. Par exemple : pendant combien de temps la production risque-t-elle d’être arrêtée ? Comment assurer un minimum de continuité de service auprès des clients (accueil physique, accueil téléphonique, réception et traitement des commandes…) ? Pour chaque action prévue, il convient de mesurer l’impact sur les utilisateurs et les activités de l’entreprise.
5. Réaliser un reporting sur l’état d’avancement
Pendant le déroulement des travaux préparatoires, un reporting de l’état d’avancement doit être effectué. Cela permettra de détecter et traiter le plus tôt possible tout risque de non tenue de délai pour le déménagement.
Concernant le déroulement du déménagement en lui-même, il convient de valider au préalable avec l’ensemble des acteurs que le timing et l’enchaînement des actions seront réalisables pour chacun des équipements critiques. Cette vérification permettra de valider les différents devis de prestation et éventuellement d’investissement pour les équipements qu’il est souhaitable d’acquérir de façon préventive.
6. Désigner un coordinateur
Pendant le déménagement, il est recommandé de prévoir un coordinateur qui pilotera l’ensemble des actions et des prestataires en lien avec le SI. Les équipements actifs (serveurs, réseau, etc..) nécessitent probablement un ordre de redémarrage précis et des tests de validation de leur bon fonctionnement. Des recettages sont également à prévoir concernant des évolutions techniques ou fonctionnelles.
En cas de problème et d’un arrêt prolongé du SI, il peut être opportun de prévoir un plan de reprise d’activité (PRA).
7. Accompagner les utilisateurs aux changements
Même si tout se passe bien, la communication (avant, pendant et après le jour du déménagement) est primordiale, ainsi que l’accompagnement au changement des utilisateurs. Il convient de ne pas négliger la survenue d’éventuelles effets de bord. On pense par exemple au téléphone ou à l’ordinateur d’un collaborateur qui ne fonctionne pas correctement car la prise réseau a été mal brassée ou mal rebranchée. Ou encore un dysfonctionnement de l’authentification à des applications web du fait du changement d’adresse IP publique de la connexion Internet,…
Un déménagement ainsi géré en mode projet, suffisamment bien préparé en lien avec les métiers, et supervisé en incluant dans le périmètre l’ensemble des prestataires et sous-traitants, ne peut que réussir. Il n’est pas raisonnable d’espérer être chanceux ; pour que tout se passe bien, et que l’impact métier soit maitrisé, c’est en anticipant le plus en amont qu’un projet de déménagement devient une réussite pour tous.
