Pendant la crise Covid-19, dans quelles conditions peut-on garder un Système d’Information à un haut niveau de performance ? Nous partageons avec vous 7 conseils précieux.
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Après la sidération provoquée par la crise sanitaire liée au coronavirus, nos clients nous confirment qu’ils souhaitent continuer à avancer sur les projets informatiques structurants et maintenir leur informatique à un haut niveau de performance. Dans quelles conditions ? Nos DSI partagent ici avec vous, 7 conseils à suivre pendant la période de confinement.
1. Garder l’alignement SI et stratégie d’entreprise
La crise liée au Covid-19 et aux impératifs de confinement, a amené les entreprises à se réorganiser en urgence.
Une fois cette période de gestion de l’urgence passée, les directions d’entreprise peuvent être amenées à prendre des décisions. Il ne s’agit pas obligatoirement de décisions liées à des changements de stratégie pour l’entreprise, mais il est important de comprendre qu’il peut y avoir des prises de décisions, parfois en urgence, parfois contradictoires.
Dans cette situation particulière, le rôle des équipes informatique est d’accompagner l’entreprise et chacun des métiers. Plus que jamais, l’alignement du Système d’Information avec la stratégie générale de l’entreprise est fondamental.
L’équipe informatique doit être là pour :
- apporter les informations nécessaires à la prise de décision ;
- suivre les décisions et les mettre en oeuvre ;
- expliquer quels impacts elles peuvent avoir sur l’ensemble des processus de l’entreprise.
2. Être particulièrement vigilant sur la sécurité
Ce contexte inédit est favorable à la recrudescence de petites escroqueries numériques et autres cyber-attaques, à tel point que le gouvernement français a fait paraître une note datée du 16 mars 2020.
À ce sujet, on constate une augmentation sensible de plusieurs phénomènes tels que :
- les emails trompeurs ;
- les emails d’hameçonnage sur de faux sites se faisant passer pour des sites légitimes ;
- des virus informatiques ;
- des vols de mots de passe ;
- des arnaques en tous genres : ventes de masques, gel hydro-alcoolique et autres équipements de protection.
L’entreprise, qui a dû se réorganiser au plus vite, est particulièrement concernée par cette menace. Du fait que les collaborateurs en télétravail se connectent depuis leur domicile, ou bien que les effectifs ont été réduits, font de l’entreprise une cible plus vulnérable.
Par exemple, chez Deuzzi, nous avons renforcé la sécurité chez nos clients :
- diffusion de consignes de sécurité aux collaborateurs. Sur ce sujet, vous pouvez consulter notre infographie “Télétravail et sécurité informatique”.
- mise à jour des anti-virus ;
- surveillance des flux entrants ;
- contrôle des sauvegardes ;
- surveillance des systèmes (journaux d’évènements, alertes, …).
3. Mettre à disposition des outils collaboratifs
Pendant cette crise sanitaire, le télétravail va concerner 8 millions de salariés et certainement les vôtres.
Afin d’organiser un travail à distance le plus efficace possible, le recours à des outils collaboratifs communs est indispensable. Le cas contraire entraînerait inévitablement une perte de productivité réelle. Pour mettre en place ces outils et permettre aux collaborateurs de continuer à travailler de chez eux, de se réunir, le service informatique peut adopter la méthode suivante :
1. analyser les besoins ;
2. évaluer les coûts ;
3. évaluer les possibilités offertes par le Système d’Information de l’entreprise et notamment ses infrastructures ;
4. modifier les réglages nécessaires sur les infrastructures, par exemple ouvrir le flux vidéo ;
5. assurer les connexions entre les domiciles et/ou avec l’entreprise ;
6. choisir les solutions : visioconférences, partage de documents, formation à distance, etc. ;
7. les déployer auprès des collaborateurs.
4. Se concentrer sur les projets structurants qui accompagnent les décisions de la DG
Le service informatique doit revoir le calendrier de ses projets sachant que dans certaines entreprises, la baisse d’activité va permettre de se concentrer sur des projets structurants.
Certains projets vont devenir prioritaires :
- sécurité ;
- outils collaboratifs ;
- accompagnement des décisions de la direction générale ou des directions métiers.
D’autres projets, vont passer au second plan :
- les demandes secondaires qui ne sont pas structurantes et qui prennent des ressources ;
- les projets impossibles faute d’approvisionnement, par exemple les projets liés aux infrastructures, serveurs, renouvellement de parc informatique, etc.
Certains projets structurants vont se poursuivre. Nous pensons par exemple, à des projets de fusion-acquisition qui nécessitent de mutualiser les SI. Il peut s’agir aussi d’un projet de mise en place d’un ERP qui structure les processus et tous les métiers de l’entreprise et qui ne peut être arrêté brutalement.
Il est donc temps de revoir les portefeuilles de projets. Sur ce sujet, vous pouvez télécharger gratuitement un modèle de portefeuille de projet ici.
5. Protéger et organiser différemment les équipes informatiques
Les réorganisations qui touchent l’entreprise sont techniques et organisationnelles bien évidemment, mais elles sont surtout humaines. Les collaborateurs ont tout d’abord besoin d’être protégés et ensuite, ils doivent s’organiser différemment.
Pour les accompagner, vous pouvez suivre les étapes suivantes :
1. Faire un état des lieu des contraintes personnelles et des personnes disponibles ;
2. Réaffecter les missions de chacun ;
3. Anticiper la baisse des ressources :
- certains collaborateurs ne travaillent pas et gardent leurs enfants ;
- d’autres vont être malades ;
- la productivité va baisser durant cette période anxiogène et désorganisée ;
- certaines équipes métiers peuvent être en activité partielle.
6. Assurer un support amélioré pour les collaborateurs
Les collaborateurs sont désorientés par les changements d’organisation, de mission, de lieu de travail. Ils ont besoin de réponses rapides s’ils rencontrent des difficultés quand ils utilisent les outils informatiques :
- logiciels et outils applicatifs ;
- services à distance ;
- droits d’accès ;
- etc.
Renforcer le support bureautique est une bonne idée. Cela permet de les assister et ‘de ne pas ajouter du stress au stress’.
7. Préparer le retour à la normale
Et oui, cette situation est provisoire et heureusement ! Quelles que soient les mesures prises pendant la crise, il est important de garder à l’esprit ce retour à la normale et de prévoir les actions afférentes :
- prévoir de débrancher toutes les solutions provisoires ;
- identifier les points de blocage qui se sont produits pendant la crise afin qu’ils ne se reproduisent pas ;
- communiquer avec les prestataires et fournisseurs de service pour qu’ils soient prêts le moment venu.
Comme vous le comprenez, cette période, plus que jamais, fait appel à nos capacités d’agilité, d’adaptation et d’organisation. On vous dit à très vite pour parler du retour à la normale !
